Laupäev, 18. september 2010

Auhinnaalbum: JCI Estonia parim projekt 2009 - JCI Estonia Suvepäevad 2009


A1 JCI ESTONIA PARIM PROJEKT 2009
JCI Estonia Suvepäevad 2009

Esitaja: JCI Toompea






Projekti eesmärk, suunitlus
JCI Estonia Suvepäevade näol on tegu meelelahutusliku üritusega, kuhu on kaasatud kõikide kodade liikmed, kandidaadid, huvilised ja senaatorid, koos oma peredega. Suvepäevad toimusid 10-12 juuli 2009, Jõulumäel. Kõik 2009 suvepäevade tegevused olid seotud jõuludega või jõuluvanadega. Idee oli uudne, kuna keset suve polnud midagi sellist varem tehtud. JCI Toompea eesmärgiks oli kaasata korraldusmeeskonda palju kodalasi. Samuti viia läbi meeleolukas ja rohkete tegevustega üritus kõikidele „jcikatele“ ja nende sõpradele reedest-pühapäevani, tuues nad kõik kokku ühisele üritusele üksteiselt mõõtu võtma ning vanu tutvusi üles soojendama ja uusi sõlmima.


Kojaliikmete osalemine projektis
Projekti meeskonda oli kaasatud erinevates tiimides (näiteks Marketing, Registreerimine, Õhtused peod, Toitlustamine, Majutus jne) 13 JCI Toompea liiget, kandidaati ja huvilist ning 3 teiste kodade liiget. Lisaks leidsime ka kohapeal tublisid ja tegusaid vabatahtlikke teiste kodade liikmete seast. Projektijuht oli Piret Naber ning igal projektitiimil oli oma juht, kes vastutas terve tiimi töö eest.

Üldine planeerimine
Selle ürituse suunas hakkasime mõtlema juba 2007 aastal, kus valmis esimene Suvepäevade reklaamvideo. Tõsisem planeerimine läks aga lahti pärast korraldusõiguse saamist 2008. aastal. Aasta lõpus sai tehtud esimene site-inspection Jõulumäele ning see koht broneeritud. Samal ajal broneerisime ka bändi. Selle aasta alguses algas aga ürituse täpsem planeerimine- pandi paika ürituse ajakava, ning eelarve ja jagati meeskond tiimidesse: Registreerimine ja Majutus (juht: Age Kallas); Marketing (Ando Lääne); Päevased mängud (Raul Tõniste); Tehnika (Priit Joa); Õhtused peod (Andres Kostiv); Toitlustus ja Üldkorraldus (Piret Naber). Terve projektitiim kohtus korra kuus, iga kord oli arutluse all erinev teema. Tiimide sees toimetasid tiimiliikmed oma tiimijuhi juhendamisel.

Läbiviimine
Toimus meeleolukas, meeldejääv ja mitmete erinevate tegevustega sisustatud nädalavahetus Jõulumäel.
Reedel oli õhtusöögi ajaks kohal ca 60 inimest. Esimesel õhtul ootas meid kõiki vahva jõuluroog. Peale mõnusat kõhutäit hakkasime kaunistama meie jaoks üles pandud kuuske. E-koja senaatori Anneli Teppo juhendamisel valmisid päkapikkude töötoas huvitavad, ilusad ja sädelevad ehted. Kuusk kaunistatud, kuulutasime Suvepäevad avatuks- kahe põhjapõdra saatel saabus ka Jõulutaat Margus, kes aitas meil selle tseremoonia edukalt läbi viia. Edasi läks pidu DJ Aleksandri muusika taktis varajaste hommikutundideni.
Suvepäevadel oli üheks meie partneriks Puls, kes hoolitses janu kustutamise eest oma õlle ja siidriga. Pidasime oluliseks keskkonda säästvat suhtumist, mistõttu palusime kõigil oma õlletopsile nimi peale kirjutada, et topsi oleks võimalik kasutada korduvalt. Samuti oli meil registreerumisel palve kõigile, kel võimalik pakkuda küüti neile, kes transporti ei oma.
Laupäevahommikul peale hommikueinet hakkasime ette valmistuma Taliolümpiamängude läbiviimiseks. Selleks hetkeks oli Ilmataat otsustanud meid natuke erksamaks teha ning lasi taevaluugid valla, aga ega me sellest heitunud. Kiirelt viisime vajaliku atribuutika spordisaali, kus võistlused algasid. Jõudu prooviti nii lumelaual, iluuisutamises, laskesuusatamises kui ka suusahüppes. Kokku osales olümpiamängudel 7 meeskonda, igas 5 liiget. Võitja selgitamine lõppes lisaülesandega kahele võistkonnale: uisu viskamisega. Napilt kuid võidukalt tõi võidu koju "Koda 7“. JCI Spordiklubi viis läbi kohapeal ka rulluisukoolituse.
Õhtul ootas meid ees pikk ja põnev eeskava. Esimesena kuulutasime välja Olümpiavõitjad, seejärel sai ausa loosi tahtel Team Alfa poolt välja pandud meresõidu omanikuks üks varastest Suvepäevadele registreerunutest. Lisaks loosis Sparx päevahoid ka kohal olnud laste vahel välja ühe päeva lastehoidu.
Eelmisel õhtul oli üles pandud soovide postkast, kuhu sai panna oma jõulusoove või siis ka tervitusi ning kauneid sõnu kohalolijatele. Nüüd jõudsid need kirjad ka õigete adressaatideni. Kirjapandud jõulusoovide hulgast valis organiseerimistiim hiljem välja ühe jõulusoovi, mis läks täitmisele.
Õhtu naelaks võib pidada bändi Catarsis, kelle meeleolukad lood ei jätnud kedagi pingile istuma.
Bändi vahepausidel esitasid kojad oma humoorikad etteasted vastavalt väljaloositud maade jõulutraditsioonidele.
Pühapäevahommikul said soovijad veel harrastada erinevaid Jõulumäel olemasolevaid spordialasid.


Projekti tulemuslikkus
Suvepäevadelt käis läbi ca 100 inimest ja esindatud olid kõik kojad. JCI Toompea koda oli esindatud 15 kodalase poolt, lisaks oli kohal ka JCI Toompea sõpruskojast, JCI Stockholmist, 3 liiget.
Projekt oli edukas. Osalejatelt saadud tagasiside oli positiivne. Osalustasu laekumise osas oli küll viivitusi, kuid saime kõik tasud lõpuks kätte, seetõttu oli ka finantsiline tulemus koja jaoks positiivne. Projektimeeskonna töö sujus tõrgeteta ja saavutati püstitatud eesmärgid. Augusti algul toimus ka projektitiimi „afterparty“, kus analüüsiti ürituse tulemusi ning tänati projektitiimi liikmeid.


Kommentaare ei ole: